اگر می توانستید اتاق کنفرانس رویایی خود را طراحی کنید، چه شکلی می شد؟ احتمالاً این سؤالی است که زمان زیادی را صرف فکر کردن در مورد آن کرده اید. به طور کلی، اتاق کنفرانس ایده آل، اتاقی است مجهز به جلسات و کنفرانس ها، و طراحی آن باید تعامل، ارتباط و همکاری با دیگران را تسهیل کند - نه برای جلب توجه. هنگام تجهیز و ساخت سالن کنفرانس، باید از فرصت استفاده کنید و فراتر از نیازهای اولیه فکر کنید. در اینجا 7 نکته وجود دارد که به شما کمک می کند اتاق کنفرانس خود را برای بهره وری بیشتر برنامه ریزی کنید.

طراحی و چیدمان اتاق کنفرانس توسط توسعه مهندسی نیکان از این جهت مهم است که لحن رویدادهایی را که در آن رخ می دهد تعیین می کند. اگر شرکتی را اداره می‌کنید که به وضوح، مدرنیته و فراگیری اهمیت می‌دهد، نیازی به استفاده از اتاق جلسه تاریک، بدون پنجره و چوبی ندارید.

طراحی ایده آل سالن کنفرانس باید منعکس کننده ارزش ها و نیازهای سازمان برگزار کننده آن باشد. مهمتر از آن، باید نیازهای فیزیکی و تکنولوژیکی اعضای تیم را که واقعاً از آن استفاده می‌کنند، برآورده کند، از جمله تجهیز اتاق به سیستم کنفرانس و ویدئو کنفرانس مناسب و ارائه ابزارهایی برای مشارکت موفق کارکنان. تجهیزات و وسایل موجود در چنین فضایی باید کاملاً قابل مشاهده، قابل شنیدن و قادر به اتصال و راه اندازی کاربران باشند.

مهمترین چیزی که باید در ساخت سالن کنفرانس به خاطر بسپارید این است که همیشه با در نظر گرفتن تولید طراحی کنید. در ادامه این موضوع را با جزئیات بیشتری توضیح خواهیم داد.

راهنمای طراحی سالن کنفرانس

کارگروه های مدرن نیاز به ساخت سالن کنفرانس دارند. اگر فرصتی برای ایجاد یا بازسازی یک اتاق کنفرانس دارید ، از این فرصت استفاده کنید تا فراتر از نیازهای اساسی یک میز ، صندلی و پروژکتور ویدیویی فکر کنید. این 7 نکته به شما کمک می کند تا یک سالن مولد ایجاد کنید.

1. روی تجهیزات صوتی و تصویری با کیفیت بالا سرمایه گذاری کنید

تجهیزات اتاق کنفرانس شما باید به روز شده و به راحتی تنظیم و کنترل شوند. این تجهیزات باید به اندازه کافی قدرتمند باشد تا سرعت و اتصال مورد نیاز را تضمین کند و در کیفیت صدا، وضوح در سخنرانی ها یا کنفرانس های ویدئویی مشکلی ایجاد نکند. وقتی دستگاه شما مکرراً خراب می شود، مشکلات ارتباطی زیادی دارد یا قدیمی است، نمی توانید از محل ملاقات خود نهایت استفاده را ببرید.

2. به فضای شخصی احترام بگذارید

هیچ کس نمی خواهد به یک جلسه با 15 نفر در یک اتاق کنفرانس با تنها 10 نفر برود. اگر اعضای تیم شما وقت خود را در نشستن راحت و بدون برخورد شانه های خود به کسی که در کنارشان است صرف کنند، نمی توانند به طور کامل روی جلسه تمرکز کنند. .

اطمینان حاصل کنید که اتاق کنفرانس شما به گونه ای طراحی شده است که تعداد افرادی را که واقعاً نیاز به استفاده همزمان دارند، در خود جای دهد. جلسات را طوری ترتیب دهید که اتاق کنفرانس شلوغ نباشد، بنابراین افراد زیادی را دعوت نکنید. اگر اتاق کنفرانس برای ده نفر طراحی شده است، ده صندلی مناسب و راحت پیدا کنید و در آن اتاق قرار دهید.

3. رنگ مناسب را انتخاب کنید

برند شما قطعا رنگ خاص خود را دارد. طراح داخلی که فضای اداری شما را ارائه می دهد ممکن است با یک طرح رنگی خاص کار کند. وقتی صحبت از رنگ دیوارها و تجهیزات اتاق کنفرانس شما می شود ، می توانید فرض کنید که تصمیم بزرگ قبلاً برای شما گرفته شده است.

با این حال ، تا حدودی ، می توانید ایده ها و راه حل های جدید را در طراحی اتاق کنفرانس خود پیاده سازی کنید ، همیشه گزینه هایی برای این امر وجود دارد. رنگ های روشن مانند سفید ، آبی ، سبز و زرد باعث می شود اتاق بزرگتر به نظر برسد. حتی کمی رنگ می تواند خلاقیت را به آن اضافه کند ، به خصوص اگر ترکیب رنگ موجود خاموش باشد.

4. سرمایه گذاری در املاک و مستغلات

برخی از جلسات رسمی و رسمی است و در داخل، همه آرام دور میز می نشینند. اگرچه برگزاری چنین جلساتی چندان سخت نیست، اما در برخی مشاغل، برقراری ارتباط موثر انرژی زیادی می طلبد. توانایی حرکت در اتاق جلسه، چیدمان مجدد صندلی ها، معرفی چیزی یا آوردن اشیاء فیزیکی می تواند در دنیای آرام جلسات تفاوت ایجاد کند.

اگر احتمالاً جلسات شما فعال است یا می خواهید موقعیت ها را تغییر دهید ، از مبلمان سبک یا صندلی چرخدار استفاده کنید.

5. در نور طبیعی بگذارید

بیایید با آن روبرو شویم، هیچ کس بهترین ایده خود را در زیر نور استریل لوله های فلورسنت ارائه نمی دهد. اگر می خواهید شرکت کنندگان در حالی که در اتاق کنفرانس گیر کرده اند، احساس آرامش، بیداری و زنده بودن کنند، اجازه دهید نور طبیعی وارد فضا شود.

نور طبیعی اتاق ها را بزرگتر نشان می دهد و آنها را با نور گرم و روشن پر می کند. اعضای تیم خود را در یک غار تاریک رها نکنید و از آنها انتظار داشته باشید که ایده های جدید و بزرگ و درخشان ارائه دهند. نور خورشید را برای کمک به رشد و شکوفایی ایده های خود تجربه کنید.

6. حواس پرتی را به حداقل برسانید

پنجره هایی که رو به منظره یا حتی یک پارکینگ خسته کننده هستند، راه های عالی برای وارد کردن نور طبیعی مفید هستند. با این حال، برخی از پنجره ها می توانند برای اعضای تیم آزاردهنده باشند. این باعث می شود ذهن و چشم در نیمه راه یک جلسه یا ارائه طولانی سرگردان شود.

اگر اتاق کنفرانس شما دارای پنجره است، مطمئن شوید که آنها در یک منطقه شلوغ و پرترافیک از دفتر شما یا هر جای دیگری که می تواند باعث حواس پرتی شود قرار نگیرد.

7. مشتریان خود را در نظر بگیرید.

بسیاری از این نکات متناسب با نیازهای شرکت شما و اعضای تیم آن است. به هر حال، آنها کاربران اصلی اتاق های کنفرانس خواهند بود. اما تمرکز بر ترجیحات مشتری نیز مهم است.

اگر انتظار دارید در تعداد زیادی از جلسات در اتاق کنفرانس خود شرکت کنید، مطمئن شوید که آنها احساس راحتی می کنند. هنگام طراحی و ساخت اتاق کنفرانس خود، حتماً نیازها یا انتظارات صنعت و محیط کار مشتری خود را در نظر بگیرید. همچنین موقعیت جغرافیایی، فرهنگ یا هر چیز دیگری که ممکن است عامل کلیدی در موفقیت کسب و کار شما باشد را در نظر بگیرید.

نتیجه

هیچ کسب‌وکاری معیارهای یکسانی برای ایجاد یک اتاق کنفرانس ایده‌آل ندارد، اما مواردی وجود دارد که برای همه خوب است - نور خوب، فضای زیاد برای جابجایی و مهم‌تر از همه، سیستم‌های صوتی و تصویری قابل اعتماد و با کیفیت.